Le principal intérêt de l’informatisation d’un processus est d’améliorer la productivité, et donc de réduire les coûts, ou d’améliorer la qualité du service proposé. Concernant la gestion des stocks, il est possible d’utiliser l’informatique pour simplement accélérer la tenue des dossiers, ou passer à un système d’inventaire complet en temps réel, selon les besoins. Mais d’une manière ou d’une autre, il est possible de tirer rapidement profit de l’informatisation de ce processus.
5 axes d’améliorations sont à portée de clic :
Une meilleure gestion des stocks
Les entreprises qui ont des stocks importants à gérer et une rotation de produits élevée, favorisent généralement ce que l’on appelle un système d’inventaire permanent. Ce type de système permet de suivre les ventes et les commandes en temps réel, en mettant à jour le compte d’inventaire à chaque transaction. C’est là que les avantages de l’informatisation se manifestent le plus clairement.
Un système de gestion des stocks informatisé permet de connaître les niveaux d’inventaire en temps réel. Cette confiance renforcée dans la réalité des stocks courants permet de revoir les niveaux de stock minimum à la baisse et de réaliser des gains financiers immédiats. Cela permet aussi bénéficier d’une meilleure capacité d’anticipation et de la possibilité de renégocier les conditions d’approvisionnement avec les fournisseurs.
Connaître le stock en temps réel permet aussi de piloter plus finement les niveaux de stock maximum, lorsqu’il en est question (produits subissant des risques de rupture d’approvisionnement, ou risquant de subir une hausse de prix importante, ou nécessitant un stock stratégique…).
Une meilleure gestion des stocks permet enfin de libérer et d’optimiser l’espace de stockage, afin d’augmenter la rentabilité par mètre carré des entrepôts.
Un inventaire facilité
Même si un système d’inventaire permanent est en place, il est obligatoire de faire des comptages physiques réguliers afin de s’assurer que les registres d’inventaire sont exacts. L’un des plus grands avantages d’un système d’inventaire informatisé est qu’il permet un comptage plus rapide et plus précis.
Il est plus facile de scanner des codes à barres ou des codes QR que d’écrire les numéros de stock manuellement ou de feuilleter des pages de feuilles d’inventaire à la recherche du bon article. Cela signifie également qu’il n’est plus nécessaire de transférer ces numéros manuellement dans un logiciel de comptabilité ou une base de données d’inventaire, ce qui élimine une autre source d’erreurs possible et des heures de saisie de données.
Une meilleure gestion de trésorerie
Cette meilleure connaissance des niveaux de stocks permet de mieux anticiper les besoins de trésorerie, et donc d’améliorer la gestion du cash-flow de l’entreprise. Les sorties et entrées sont mieux planifiées et permettent de piloter plus précisément les besoins de trésorerie.
Plus encore, cette information permet de tenir compte de manière plus précise des contraintes de trésorerie dans le cadre de la gestion des approvisionnements et des négociations avec les fournisseurs.
Une meilleure réponse aux attentes des clients (et des fournisseurs)
Les systèmes d’inventaire informatisés simplifient également l’expédition et la réception des commandes, et laissent moins de place à l’erreur. Le nombre de retour clients pour non conformité de la commande va ainsi diminuer.
Il est possible de simplement scanner le produit dans l’inventaire au fur et à mesure qu’il est envoyé, et la mise à jour de l’inventaire se fera en temps réel (de la même façon, lorsqu’une commande est reçue, le réceptionnaire peut scanner chaque article pour les faire entrer dans les stocks). Ainsi, le centre de contact est à même de renseigner immédiatement les clients sur la disponibilité d’un produit, voire sur le délai de réapprovisionnement.
Une information de gestion fiable en temps réel
Un des avantages cruciaux d’un système d’inventaire permanent informatisé est qu’il donne l’information de gestion dont ont besoin les décideurs, en temps réel. Cela va au-delà des chiffres de vente et des niveaux d’inventaire courants, et peut impacter le cœur des opérations.
On peut s’intéresser par exemple au coût de production des marchandises vendues. Il s’agit d’un chiffre qui mesure l’efficacité avec laquelle sont transformées les fournitures en produits ou, dans le cas d’un détaillant, les marges réalisées sur les produits vendus. Dans un système d’inventaire périodique, on ne connait vraiment ce coût qu’à la fin d’un cycle d’inventaire, lorsque le stock a été physiquement compté et que le service comptable peut faire le calcul. Entre les deux, il est nécessaire de travailler à partir d’une hypothèse de flux de coûts, qui ne représente guère plus qu’une » meilleure estimation « . Avec un système d’inventaire permanent, le calcul du coût de production peut être obtenu en temps réel, ce qui signifie que les problèmes peuvent être identifiés et donc corrigés, au fur et à mesure qu’ils apparaissent.
Dans une optique de gestion commerciale, une gestion de stocks informatisée permet de détecter facilement les articles à rotation lente afin de développer des stratégies pour s’en débarrasser.
Les avantages d’une gestion des stocks informatisée sont nombreux mais comme pour la plupart des outils informatiques mis en place dans une entreprise, l’intérêt que l’on peut en tirer dépasse souvent les gains opérationnels directs. L’informatisation permet de disposer d’une information plus fiable, plus complète, plus vite. C’est sur ce bénéfice global que doivent s’appuyer les décideurs pour améliorer le fonctionnement général de l’entreprise.
