Présents depuis les années 80, les tableurs en général, et Excel en particulier, sont utilisés par toutes les entreprises, et beaucoup en ont fait leur outil d’analyse des données. Les contrôleurs de gestion et les financiers apprécient notamment de pouvoir faire des simulations et des saisies complémentaires.
Pourtant, à l’ère des logiciels de gestion intégrée, d’autres solutions sont disponibles pour réaliser des analyses et statistiques avancées. Car Excel n’est pas toujours la meilleure solution, et présente des défauts qui peuvent être préjudiciables à votre entreprise.
1. Le tableur n’est pas collaboratif
A moins que vous ne soyez seul dans votre entreprise, vous avez certainement besoin d’échanger avec vos collaborateurs les analyses et statistiques sur votre activité, pour vérifier l’atteinte des objectifs et prendre des décisions.
Vous connaissez le syndrome du tableur en réunion ? Chacun vient avec ses chiffres, et vous passez une heure à essayer de comprendre les modes de calcul de chacun avant de pouvoir réellement vous pencher sur les bons résultats.
2. Vos données ne sont pas sécurisées
La bureautique en général, et les tableurs en particulier, ont pour intérêt d’être utilisés par un grand nombre d’entreprises. Dès lors, la tentation est grande de s’échanger des fichiers, et comme l’erreur est humaine, l’envoi d’un fichier Excel qui n’est pas le bon est une situation que tout le monde a vécue au moins une fois dans sa vie professionnelle. Le risque de dévoiler de cette manière des données confidentielles n’est pas anodin.
De même, si vous faites une erreur en travaillant dans votre tableur, effacez une cellule, ou pire, une feuille, avant de sauvegarder, il peut être très compliqué, voire impossible, de revenir en arrière. Nous avons tous connu ces situations : un tri un peu rapide, une sauvegarde écrasée, et c’est parfois 2 heures de travail qu’il faut recommencer.
3. Vous n’avez pas le temps de devenir un pro du tableur
Certaines fonctions avancées, qui font justement la valeur d’un tableur, sont réservées à des utilisateurs experts. Et même si vous faites l’effort de vous former, il vous faudra les utiliser régulièrement pour ne pas perdre cette connaissance. Macros et tableaux croisés dynamiques n’ont peut-être plus de secret pour vous, mais ce n’est peut-être pas le cas des autres employés de votre entreprise. Dès lors, expliquer vos chiffres et vos modes de calculs peut-être assez compliqué.
4. Intégrer vos données est fastidieux
Beaucoup de logiciels de gestion permettent d’exporter les données sous format tableur, mais cette procédure prend du temps et peut être source d’erreurs : il faut bien définir le périmètre à exporter, réfléchir à l’historique, organiser les différentes versions, etc. Et au-dessus d’un certain volume, des problèmes de performances peuvent apparaître.
5. Vos logiciels de gestion proposent beaucoup mieux
Avec les solutions d’analyses et de statistiques intégrées à vos logiciels de gestion, vous bénéficiez d’un seul outil partagé par tous. Pas de risque d’erreur et pas de perte de temps en intégrant des données manuellement.
Les analyses sont conçues selon le type de donnée à exploiter, les graphiques sont pertinents et vous pouvez naviguer et trier l’information selon des axes qui correspondent à vos catégories de clients ou de produits, ou à vos codes budgétaires ou analytiques.
Vous gagnez en efficacité en partageant avec les autres services de l’entreprise des données fiables et uniques, dont la légitimité n’est pas remise en cause.
Et si vous tenez à conserver votre tableur Excel, c’est possible : la solution Sage BI Reporting, par exemple, propose des connecteurs prêts à l’emploi, qui vous permettront d’intégrer automatiquement vos données. Les calculs sont automatisés, les tableaux croisés dynamiques sont alimentés, et vous pouvez partager ensuite vos analyses avec vos équipes.
Alors, prêt à passer à l’analytique moderne ?
