Réduire les délais de paiement fait partie des enjeux principaux des entreprises en général et des PME en particulier. Selon l’Observatoire des délais de paiement, le retard moyen de règlement des factures s’élevait à 11 jours en 2017, et ce chiffre a peu évolué peu ces dernières années. Il peut sembler minime, mais il masque de grandes disparités selon la taille et le secteur de l’entreprise débitrice. Et souvent, le problème se répercute : les grandes entreprises paient en retard les petites, qui elles-mêmes ont des sous-traitants qui attendent leur paiement. Au final, il a été démontré que 25% des faillites des très petites entreprises étaient liées à un problème de retard de paiement.
Si l’Etat s’est engagé à réduire ses délais de paiement à 30 jours, cette promesse n’engage pas les entreprises privées. Les retards de paiement ne sont pas dus qu’à la malveillance : certaines entreprises ont des systèmes de paiements complexes, qui nécessitent de multiples étapes et validations, ou qui sont parfois externalisés dans des pays off-shore dans le but de réduire les coûts, ce qui, par contre, ne réduit pas les délais de paiements.
La bonne nouvelle, c’est que des solutions existent pour optimiser le recouvrement des créances.
Quelques règles pour réduire les délais de paiements
1. Assurer un suivi clients sans faille
La première règle est d’avoir une bonne visibilité sur ses créances clients. Si votre module de suivi client est synchronisé avec votre comptabilité, vous devez obtenir une liste précise des factures en cours, des dates de paiement théoriques et des éventuels retards.
C’est à partir de ce tableau de bord que vous pouvez définir les actions, et anticiper votre trésorerie. Selon le nombre et l’importance des factures impayées, vous pourrez par exemple choisir facilement quels clients sont à relancer en priorité, et quel moyen sera le plus efficace (appel téléphonique, courrier standard, e-mail personnalisé…).
2. Relancer efficacement
Les logiciels permettent de relancer automatiquement les clients avec des modèles adaptés au retard constaté, et au profil du client. Il est important de conserver une bonne relation avec vos clients réguliers, c’est pourquoi il faut pouvoir maîtriser ces relances automatiques pour adapter la communication à la situation.
Un retard exceptionnel chez un client régulier sera sans doute mieux traité avec un appel téléphonique plutôt qu’un courrier automatique standard. Par contre, pour les petits retards, ou même pour rappeler une échéance à venir, vous pouvez automatiser l’émission d’un courrier ou d’un e-mail.
3. Faciliter le paiement
Pour inciter vos clients à régler plus vite, vous avez tout intérêt à mettre en place une large variété de moyens de paiement. Pourquoi ne pas proposer un paiement par carte bancaire, comme c’est le cas sur les sites e-commerce ? Les prélèvements SEPA pour vos clients réguliers sont aussi un bon moyen de maîtriser les délais de règlement.
4. Communiquer en interne
Pour assurer un recouvrement efficace, rien ne vaut l’aide des différents collaborateurs en contact avec les clients. Ils sauront tout d’abord vous informer des dossiers en cours, des affaires à signer, des éventuels litiges et de l’actualité de l’entreprise. Réciproquement, les commerciaux ont tout intérêt à connaître l’état des paiements chez leurs clients pour demander, par exemple, un acompte plus important à la prochaine commande, si le client s’avère mauvais payeur.
Avec un ERP, cette collaboration est plus simple : vous partagez les mêmes données, vous accédez à tous les documents émis pour les clients, ou partagés en interne. De manière générale, cette cohésion, surtout au sein d’une PME, donnera une image de professionnalisme auprès de vos clients.
Automatiser la gestion du recouvrement
Avec la multiplication des canaux de communication et des modes de paiement, la relance client est une activité à part entière, au même titre que la gestion de la relation client. Un outil simple et pratique est nécessaire pour effectuer cette tâche efficacement.
Si vous utilisez SAGE 100cloud, sachez qu’un nouveau module de suivi des créances et de gestion du recouvrement est maintenant disponible. Il permet d’appliquer facilement les règles énoncées précédemment, avec notamment un tableau de bord très visuel, des fiches clients complètes pour effectuer les rappels, des scénarios de relance paramétrables, et la possibilité de collaborer autour de l’application avec des notes et commentaires. Vous pouvez même y indiquer les promesses de paiement de vos clients pour avoir une vision précise des encaissements à venir, semaine par semaine.
