La LRE est la version électronique de la traditionnelle lettre recommandée avec Accusé Réception (LRAR). Le Décret n°2011-144 du 2 février 2011 a fixé ses modalités d’application, afin que les échanges sous cette forme présentent toutes les garanties légales nécessaires.
Principe de fonctionnement
L’expéditeur confie son courrier sous forme dématérialisée à un tiers achemineur.
Celui-ci transmet au destinataire un courriel l’informant de la mise à disposition d’un courrier recommandé. Ce dernier doit alors se connecter sur un portail sur lequel il devra accepter ou refuser la réception du courrier. Comme dans le cadre de la LRAR, l’expéditeur n’est pas visible.
Si le destinataire refuse le courrier, l’expéditeur en est avisé. S’il l’accepte, il reçoit par mail ou peut télécharger le document à travers un lien de téléchargement fourni par le tiers achemineur.
Obligations légales
La LRE est admise dans le cadre de la conclusion ou l’exécution d’un contrat : signature de contrat, convocation aux AG, modifications contractuelles, procédures disciplinaires, etc… En revanche, elle n’est pas utilisable pour la rupture de celui-ci.
Si le destinataire n’est pas un professionnel, son accord préalable doit être obtenu. En cas de refus, le destinataire particulier doit avoir la possibilité de demander l’acheminement par voie postale.
Le tiers achemineur doit être clairement identifié (nom, adresse, SIRET…) et doit garantir l’identité du destinataire et de l’expéditeur. Les dates d’expédition et de réception doivent être garanties et vérifiables. Ceci est possible grâce à l’émission de certificats signés électroniquement et enrichis d’un horodatage certifié.
Le tiers chargé de l’acheminement de la lettre recommandée électronique doit conserver pendant 1 an les certificats de dépôt et de réception ainsi que le document original électronique et son empreinte informatique. L’expéditeur peut y avoir accès pendant 1 an.
Avantage de la LRE
Les économies générées (de 30 à 70% selon les process actuels et les process envisagés) sont le principal atout :
- Gain financier (papier, encre, enveloppe, affranchissement, etc)
- Gain de temps (temps de traitement, mise sous pli, affranchissement,etc)
- Gain matériel (plus besoin de s’équiper).
Un autre atout réside dans le confort d’utilisation. Le temps de transfert est de l’ordre de quelques minutes tout en permettant l’envoi et la réception de courrier recommandé depuis n’importe quel lieu connecté à internet, sans les contraintes des horaires d’ouverture, de files d’attente, etc…
Enfin, la dématérialisation des documents et la génération de certificats électroniques de dépôt et de réception, signés et horodatés, permettent une conservation économique et sûre de ces éléments.
