La note de frais est un document qui permet à un salarié d’être remboursé sur des frais professionnels engagés pour le compte de la société. Elle mobilise du temps, des ressources et ralentit les services concernés.
Voici 7 bonnes raisons de dématérialiser vos notes de frais
1 - Faîtes des économies
D’après une étude réalisée en 2015 par le spécialiste des solutions hôtelières pour les entreprise HRS et la Fondation GBTA, une note de frais relative à un déplacement professionnel avec hébergement représente un coût de traitement moyen de 53 €.
Dématérialiser la note de frais représente une source d’économies importante pour une entreprise.
Adopter un logiciel de notes de frais permet d’optimiser et d’automatiser le processus des dépenses et justificatifs.
2 - Gagnez du temps
Selon l’étude évoquée ci-dessus, le traitement manuel d’une note de frais représente 20 minutes. Sachant que une fois sur 5 le processus comporte des erreurs, il faut compter en moyenne 18 minutes de traitement supplémentaire.
La dématérialisation de la note de frais permet de réduire considérablement le temps consacré.
3 - Supprimez des tâches chronophages
Aussi bien pour les collaborateurs que pour les managers, la gestion des notes de frais peut s’avérer l’un des processus les plus chronophages en entreprise. Avec l’adoption de la dématérialisation des notes de frais, les services concernés peuvent alors se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée (services finances, comptabilité, RH etc.).
4 - Améliorez l'expérience utilisateur grâce à l'application mobile
La digitalisation des métiers dans les entreprises apporte un gain de productivité mais également une meilleure expérience utilisateurs. Les Notes de frais dématérialisées contribuent à une meilleure expérience pour les employés puisque le processus est largement simplifié.
L’utilisation d’une application mobile 24h/24 offre aux salariés une solution fiable et moderne permettant de réduire considérablement le temps de saisie et donc de se concentrer sur l’essentiel.
5 - Simplifiez le pilotage
Grâce aux Notes de frais dématérialisées, les services qui contrôlent les dépenses ont plus facilement accès aux informations dont ils ont besoin. Les services concernés tracent et contrôlent alors plus facilement les dépenses.
Ainsi, les postes de dépenses sont plus facilement analysables et il est plus simple de mettre en place de nouvelles règles de dépenses et/ou de revoir les offres de certains fournisseurs.
6 - Simplifiez le processus de validation
Lorsque l’on adopte la digitalisation du traitement des notes de frais, on s’aperçoit que le délai d’approbation des notes de frais sont nettement écourtés, les remboursements sont donc plus rapides.
7 - Stockez de manière numérique et sécurisée
Depuis l’arrêté du 22 Mars 2017, l’archivage papier n’est plus obligatoire, le stockage numérique des justificatifs des notes de frais est donc permis, tout en conservant leur valeur. Les risques de perte sont donc réduits.
