Un arrêté du 23 mai 2019 vient de définir les modalités dans lesquelles les justificatifs de notes de frais pouvaient être numérisés.
D’après la Loi de financement de la Sécurité sociale pour 2019, les documents ou pièces nécessaires à l’établissement de l’assiette ou du contrôle des cotisations et contributions sociales doivent être conservés pendant au moins six ans.
De nombreuses modalités de conservation strictes
Tout d’abord, le transfert et l’archivage numérique d’un justificatif doivent être réalisés dans les conditions et garanties prévues à l’article A.102 B-2 du livre des procédures fiscales. De plus, lors du transfert, celui-ci doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Concernant l’archivage, il doit être réalisé par l’assujetti ou par un tiers mandaté, selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes. Ces contrôles ont pour but d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des documents numérisés. Enfin, chaque fichier doit être horodaté.
Suite à ce nouvel arrêté, il est possible de ne plus conserver les justificatifs papiers, une fois les conditions de numérisation respectées. Cependant, lorsque la présentation d’un justificatif ou d’un document numérisé ne répond pas aux conditions définies, le cotisant doit être en mesure de présenter l’original sous format papier. Dans le cas contraire, la situation sera assimilée à une absence de document.
